• Alicja Filipowicz
• April 07,2023

Co to jest usługa OneDrive używana w pracy lub szkole?

Jeśli korzystasz z Microsoft 365, otrzymasz co najmniej 1 TB miejsca w chmurze, w zależności od planu. Jeśli Twoja OneDrive jest hostowana SharePoint Server w organizacji, o dostępnej przestrzeni dyskowej decydują administratorzy organizacji.

Wszystkie pliki przechowywane w tym OneDrive prywatne, chyba że zdecydujesz się je udostępnić. Możesz udostępniać pliki i foldery współpracownikom, aby współpracować nad projektami. Po zalogowaniu się w usłudze Microsoft 365 możesz nawet udostępniać pliki partnerom spoza organizacji (w zakresie dozwolonym przez firmę).

Porada: Podczas wysyłania wiadomości e- Outlook Web App z programu , możesz dołączyć plik OneDrive jako link, zamiast wysyłać załącznik. Gdy dołączasz plik jako link, automatycznie udzielasz osobom, którym wysyłasz wiadomość, uprawnień do edytowania pliku. Ponadto oszczędzasz miejsce w skrzynkach pocztowych wszystkich osób i zachęcasz inne osoby do edytowania tej samej kopii w OneDrive.

Aby uzyskać dostęp do OneDrive:

Zaloguj się do platformy Microsoft 365 lub witryny SharePoint sieci Web przy użyciu konta konto służbowe. U góry strony wybierz ikonę Uruchamianie aplikacji , a następnie wybierz pozycję OneDrive.

OneDrive jest częścią subskrypcji usługi Program SharePoint na platformie Microsoft 365 lub za pośrednictwem lokalnej instalacji pakietu SharePoint Server.

12 korzyści z pracy na OneDrive dla użytkownika programu Excel – SkuteczneRaporty.pl

Całe firmy przenoszą się już do rozwiązań chmurowych, a razem z tą transformacją podążają również nasze pliki. Naturalnym wyborem dla użytkownika programu Excel jest dysk OneDrive od Microsoftu, który dostajemy w pakiecie Office 365. Jakie daje korzyści względem praca na swoim dysku twardym?

Czym właściwie jest OneDrive?

Wcześniej nazywany był SkyDrive, ale po przegranym procesie Microsoft zmienił jego nazwę na OneDrive. Powstał w 2007 roku, w Polsce zaś pojawił się w 2008. Jest to wirtualny dysk, który pozwala na przechowywanie plików, obrazów, zdjęć poza własnym komputerem czyli w chmurze. Jest to jeden z największych graczy na rynku rozwiązań dysków chmurowych.

Dlaczego właśnie OneDrive?

Naturalnie jeżeli korzystamy z innych narzędzi Microsoft, np. z pakietu Office, wówczas najłatwiej jest się przenieść na rozwiązania chmurowe tego samego producenta. Takie rozwiązanie zwykle daje efekt symbiozy.

1. Zdalny dostęp

Dane dostępne są wszędzie, gdzie istnieje Internet. Umieszczane są w chmurze, więc gdy nawet jesteśmy poza miejscem pracy, mamy problem ze zdalnym dostępem do sieci pracodawcy. Dane na OneDrive są wciąż dostępne i gotowe do użycia.

2. Edycja przez wiele osób w tym samym czasie

Na bieżąco w tym samym dokumencie kilkoro współpracowników może wprowadzać zmiany. Dla każdego użytkownika przypisany jest kolor, którym jego zmiany są oznaczone. OneDrive pozwala w tym miejscu na określenie ostatecznej wersji pliku. Nie ma problemu z ustaleniami, która wersja jest właściwa. Tym samym powstaje mniejsza ilość plików, mniejsze zużycie pamięci, co w efekcie wpływa na lepsze zarządzanie całym zbiorem danych.

3. Udostępnianie plików i linków

Dużo łatwiej zarządzać uprawnieniami do plików. Tak jak w samym Excelu można pliki zahasłować, ale dodatkowym atutem jest to, że można to zrobić ze względu na użytkownika.

W łatwy sposób można też przekazywać linki do pliku, wewnątrz organizacji czy poza nią. Osoba odczytując link zawsze ma dostęp do aktualnego źródła (pod warunkiem, że jest aktualizowane), z tego samego miejsca (czyli linku).

4. Tracące ważność linki

Każdy z nas wie jak ważna jest aktualnie ochrona w cyberprzestrzeni. OneDrive daje jej kolejny poziom. W usłudze można dodatkowo określić po jakim czasie link do takiego zasobu wygaśnie i nie będzie już aktywny.

5. Synchronizacja oraz praca offline

Wszystko świetnie działa gdy mamy Internet. Co w sytuacji gdy go zabraknie? Wówczas tworzona jest lokalna kopia plików czy folderów . W ten sposób dokumenty istnieją również offline. Po powrocie do sieci, zmiany w plikach lokalnych są przenoszone na chmurę, zaś lokalne pliki również zostają zaktualizowane o modyfikacje dodane przez innych użytkowników.

6. Możliwość pobrania plików lokalnie

Jeżeli zaistnieje potrzeba, zawsze dany plik zamieszczony w chmurze można pobrać i pracować na nim lokalnie. Przyda się to dla najważniejszych plików, których aktualna kopia ma być zawsze na naszym komputerze, nawet bez połączenia z Internetem.

7. Odzyskiwanie plików

Microsoft daje gwarancję na możliwość odzyskania plików czy folderów nawet sprzed 30 dni. Daje to duży komfort pracy. Być może w organizacji, pracując w sieci, zastosowane są reguły archiwizowania danych. Ale już w folderach lokalnych te reguły mogą nie obowiązywać. Stąd rozwiązanie OneDrive wydaje się być dużo bezpieczniejsze.

8. Połączenie z Power BI

Skoroszyty programu Excel przechowywane w usłudze OndeDrive mogą być świetnym źródłem dla raportów i wizualizacji w usłudze Power BI. Jednocześnie dane jak i wizualizacja mogą współistnieć w chmurze i być ze sobą połączone. Następuje automatyczna aktualizacja zmian wprowadzonych w skoroszytach, w usłudze Power BI. Automatyczne połączenie, a tym samym dane, odświeżane są co około godzinę, o czym bardziej szczegółowo pisałem w artykule o połączeniu środowiska Excel z Power BI.

Ważną informacją jest to, że usługa Power BI obsługuje pliki xlsx oraz xlsm . Maksymalny rozmiaru plików to 1GB.

9. Wielkość przestrzeni w chmurze oraz korzystne pakiety

W zależności od potrzeb i zamożności kieszeni można zdecydować się na różnego typu pakiety. Przy zakupie usługi Office365 dla firm otrzymujemy 1TB przestrzeni w każdym pakiecie.

10. Dostęp z różnych urządzeń

Ułatwieniem pracy jest również dostęp do OneDrive na urządzeniach mobilnych, z których plikami można zarządzać, tworzyć czy edytować.

11. Zapisywanie załączników maili na OneDrive

Wygodną funkcjonalnością OneDrive dla Biznesu jest możliwość zapisywania załączników maili z Outlook Web App od razu do wskazanego folderu.

12. Łatwy dostęp z poziomu dysku

Po konfiguracji dysk OneDrive jest widoczny jak każdy inny dysk

Znasz inne zalety lub wady trzymania plików Excel na OneDrive?

Podziel się w komentarzu.

5 powodów, dla których wybrałem chmurę OneDrive

Konkurencja na rynku chmur jest spora, ale w moim przypadku wybór idealnej usługi był prostszy, niż myślałem.

Co to jest OneDrive?

OneDrive to wirtualna przestrzeń chmurowa firmy Microsoft. Umożliwia umieszczanie na niej własnych danych - dokumentów, muzyki, wideo, archiwów itp. Pozwala na zdalny dostęp do nich na całym świecie.

Najpierw był Dropbox, ale nadszedł czas na zmiany

Nie wyobrażam już sobie funkcjonowania bez chmury, bo rozwiązania tego typu mają dwie ułatwiające moje życie zalety. Po pierwsze - synchronizacja plików między urządzeniami. Na co dzień pracuję na komputerze z OS X-em (w domu), laptopie z Windowsem (poza domem) oraz smartfonie z Androidem (w domu i poza domem) i na na dłuższą metę codzienne żonglowanie plikami między tymi urządzeniami nie wchodziłoby w grę. Jestem bowiem przekonany, że gdyby w jakimś momencie moje życie było uzależnione od dostępu do jakiegoś pliku, akurat wtedy zapomniałbym go przerzucić na inne urządzenie. Wiem co mówię, urodziłem się w piątek 13.

Druga trudna do przecenienia zaleta chmur to automatyczne tworzenie kopii zapasowej plików. Karty pamięci w smartfonach przez ostatnich kilka lat zborsuczyły mi się 2 razy, czyli dokładnie o 2 razy za dużo straciłem ważne dla mnie zdjęcia. Nie zliczę, ile razy w moim życiu szlag jasny trafił dyski w pecetach. Chmura daje mi ten komfort psychiczny, że kopia wszystkich zdjęć spoczywa sobie gdzieś daleko.

Dotychczas korzystałem z Dropboksa. W lutym 2013 roku dostałem 48 GB przestrzeni na 2 lata przy zakupie Galaxy Note'a II, a i funkcjonalnie ta usługa bardzo mi odpowiadała (automatyczne synchronizowanie zrobionych za pomocą smartfona zdjęć, multiplatformowość).

Wszystko co dobre, szybko się jednak kończy i niedawno zostałem poinformowany, że dodatkowa przestrzeń na moim koncie wygaśnie 22 lutego. 12 GB, które miałem w standardzie już dawno przestało mi wystarczać, więc zacząłem się przyglądać ofercie Dropboksa i konkurentów. Ostatecznie mój wybór padł na OneDrive'a. Dlaczego?

Po pierwsze - ufam Microsoftowi

Żeby było jasne - nie, nie do tego stopnia, by trzymać w chmurze zdjęcia czy pliki, których wyciek mógłby mi w jakikolwiek zaszkodzić. Nie zmienia to jednak faktu, że Microsoft jest gigantem, w przypadku którego olbrzymia część przychodów uzależniona jest właśnie od usług chmurowych i wierzę, że będzie on dokładał wszelkich starań, aby zapobiegać wszelkim wyciekom czy utratom danych.

Źródło zdjęć: © Shutterstock Server hallway in the sky

Boję się postawić na ofertę jakiegoś startupu, który w razie jakiegokolwiek niepowodzenia może zwinąć interes i wziąć się za hodowlę szynszyli. Dlatego też dla komfortu psychicznego wybór ograniczyłem do większych graczy - OneDrive'a, Dysku Google, iClouda i Dropboxa, z którego dotychczas korzystałem z przyjemnością. Pozostałe plusy - o których za chwilę - sprawiły, że ostatecznie postawiłem na tego pierwszego.

Po drugie - korzystne ceny

Gdy zacząłem się rozglądać za ofertami dostawców chmur, z oczywistych względów mój wzrok w pierwszej kolejności został skierowany ku Dropboksowi. 10 euro (ponad 40 zł) miesięcznie za 1 TB może i na tle konkurencji nie wypada jakoś bardzo tragicznie, ale problem w tym, że ja nie potrzebuję aż 1 TB, a mniejszych pakietów nie ma. Dyskwalifikacja.

Źródło zdjęć: © Shutterstock No more money

W przypadku OneDrive'a ceny prezentują się następująco:

100 GB - 8 zł miesięcznie;

200 GB - 16 zł miesięcznie;

1 TB - 29,99 zł miesięcznie + subskrypcja Office'a 365 w cenie.

Na razie 100 GB wystarcza mi w zupełności, więc nietrudno policzyć, że w moim przypadku "Drobpox vs OneDrive" to "480 zł vs 96 zł rocznie". Rachunek jest zatem prosty.

Dysk Google cenowo prezentuje się podobnie (2 dolary + podatki za 100 GB), ale po podsumowaniu wszystkich wad i zalet przegrał z OneDrive'em.

Po trzecie - multiplatformowość

Na co dzień - jak już wspomniałem - korzystam z OS X-a, Windowsa, Androida oraz sporadycznie z iOS-u. iCloud w moim przypadku oczywiście zdyskwalifikowany został już na starcie, lecz pozostali gracze dbają o wsparcie dla każdej z tych platform.

Źródło zdjęć: © Shutterstock Group of Business People Using Digital Devices

Problem pojawia się wtedy, gdy mówimy o Windows Phonie. Dysk Google wciąż nie doczekał się oficjalnego klienta, a funkcjonalność nieoficjalnych jest mocno ograniczona. W moim przypadku jest to o tyle problematyczne, że nigdy nie wiem, jaki testowy telefon trafi w moje ręce, a swobodnego dostępu do chmury nie chcę tracić bez względu na system operacyjny. Niewykluczone zresztą, że kiedyś na rynku pojawi się Lumia, która przekona mnie do przesiadki na Windowsa 10.

Microsoft tymczasem musi dbać o swój własny system, a ze względu na skalę jego (nie)popularności nie może zaniedbywać konkurencyjnych platform. O multiplatformowość jestem więc spokojny.

Po czwarte - świetny pakiet biurowy

Microsoft ma świetnego Office'a 365, do którego dostęp można uzyskać za 29,99 zł miesięcznie razem z 1 TB przestrzeni dyskowej, ale nawet podstawowy zestaw narzędzi biurowych dokładany do darmowego konta wciąga nosem wszystkie konkurencyjne rozwiązania.

Wcześniej korzystałem z Dokumentów Google, ale odkąd sięgam pamięcią zawsze mnie coś w tej usłudze irytowało. A to sprawdzanie pisowni działa kulawo, a to dokument w innej aplikacji wygląda inaczej. Na tym polu Microsoft jest liderem rynku, więc takie problemy odchodzą w niepamięć.

Po piąte - fajne promocje

Wiem, wiem. Dopiero co porównywałem ceny, a ostatecznie i tak zgarnąłem gigabajty za darmo. Niemniej na OneDrive'a zdecydowałem się na kilkanaście dni przed pojawieniem się informacji o promocjach (dowód tutaj), a 200 GB do zgarnięcia za friko (obecnie już tylko 100 GB) tylko upewniło mnie, że była to dobra decyzja.

Nie zmienia to jednak faktu, że 100 GB bezpłatnej przestrzeni w chmurze to obecnie jeden z najpoważniejszych argumentów przemawiających za OneDrive'em.